Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar (SIPATRA) Biro Umum Setda Prov. Sultra

Abstract

Pengelolaan dokumen surat masuk dan keluar merupakan elemen penting dalam tata kelola administrasi, khususnya di lingkungan instansi pemerintah yang memiliki frekuensi komunikasi internal yang tinggi. Di Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara, proses pengarsipan masih dilakukan secara manual, yang menyebabkan berbagai kendala seperti pencatatan yang tidak teratur, duplikasi agenda, serta lambatnya proses pencarian dokumen arsip. Untuk menjawab permasalahan ini, penelitian ini merancang dan membangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar (SIPATRA) sebagai solusi digital yang diharapkan mampu mengoptimalkan kinerja administrasi. Pengembangan sistem mengikuti pendekatan Waterfall, yang terdiri dari lima tahapan utama: analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian fungsional, dan pemeliharaan. SIPATRA dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP, basis data MySQL, dan dioperasikan secara lokal melalui platform XAMPP. Sistem ini menyediakan akses login berdasarkan peran pengguna seperti Admin Tata Usaha, Admin Gubernur, Admin Sekretariat Daerah, dan Staf. Fitur utama meliputi pencatatan serta pengelolaan dokumen surat masuk dan keluar, pengarsipan digital, dan penyajian statistik melalui grafik serta tabel interaktif. Berdasarkan hasil uji coba, sistem ini menunjukkan kinerja yang stabil dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. SIPATRA terbukti mampu meningkatkan efisiensi kerja dan akurasi dalam manajemen dokumen, sehingga sangat potensial dalam mendukung digitalisasi tata kelola perkantoran yang lebih sistematis, transparan, dan terdokumentasi dengan baik.